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大连市人大常委会机关档案管理工作制度
来源:办公厅 编辑:研究室 2009-04-29 10:23:20


   (1995年3月28日大连市人大常委会办公厅大连人大办发〔1995〕5号文件印发;2007年7月25日修订,2007年8月30日大连人大常委会办公厅大连人大办发〔2007〕23号文件印发)

    为做好市人大常委会机关档案管理工作,使之规范化、制度化、科学化,结合机关档案管理工作的实际,制定本工作制度。
一、归档原则和范围
凡是记录和反映市人大及其常委会、专门委员会、工作委员会和机关工作等活动,具有查考利用价值的文件材料,均列入归档范围。
(一)上级机关的文件材料
1、全国和省人大及其常委会、专门委员会、工作委员会颁发的文件及会议主要的文件材料;
2、全国和省人大代表及全国和省人大常委会组成人员、专门委员会成员在我市的视察、检查或调查研究工作时的活动方案、重要指示、讲话、题词、照片、录音等材料;
3、全国和省人大常委会的重要刊物、资料等。
(二)本机关的文件材料
1、市人大及其常委会、办公厅、工作委员会、专门委员会会议及其他工作会议的全套会议文件、材料以及音像等资料;
2、市人大常委会党组会议、主任会议、秘书长会议和办公厅主任会议的会议记录、重要文件材料;
3、市人大常委会机关其它重要会议的材料、重大或较大活动资料;
4、市人大常委会、办公厅、工作委员会、专门委员会颁发、转发或者与其他机关联合颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿、修改稿、正式稿和样本;
5、市人大常委会通过的地方性法规、制定的规范性文件及机关的工作制度、文件等汇编;
6、市人大各专门委员会办理的议案、形成的初审意见、调查或视察报告、议案等;
7、市人大常委会机关的请示、报告以及与之相应的批复、批示,下级机关的请示、报告及本机关的批复等;
8、市人大常委会机关各工作部门在工作活动中形成的工作计划、总结、报告、制度等材料;
9、市人大常委会机关党、团、工会等组织在工作活动中形成的重要文件材料;
10、市人大常委会领导重要公务活动或赴外地参加会议、考察工作形成的讲话稿、经验性材料、报告、论文等;
11、重要的信访材料、领导批示和有关部门处理信访形成的记录、摘要、调查处理意见等;
12、市人大常委会机关的历史沿革、大事记,机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信以及反映本机关重要活动事件的凭证性实物和音像资料;
13、市人大常委会机关与有关部门和单位签订的各类合同、协议书等文字材料;
14、市人大常委会机关编印的志书、公报、情况通报、简报等原稿和样本;
15、市人大常委会机关财产清单、物资凭证等财产档案、基建档案、财会凭证、账簿、报表等;
16、市人大常委会机关党员表报、干部表报、团员表报、工会表报等材料;
17、组织人事材料,包括人员编制,机构变动,干部和工人的招录、聘用、调转手续、工资关系或存根,党、团、工会组织介绍信及存根,市人民代表登记表、名册等材料。
(三)同级机关和下一级机关文字材料
1、市委及有关部门重要文件、批复等;
2、市政府及委、办、局的重要来往文件等;
3、市中级人民法院、市人民检察院、大连海事法院向市人大常委会报送的文件、重要参阅材料等;
4、市政协与本机关联系、协商工作的重要来往文件。
(四)对外交往的文件材料
1、市人大常委会代表团出访的请示、报告等;
2、外国议会来访接待计划、会见讲话稿、音像资料等;
3、签订的友好协定;
4、缔结友好城市的有关材料;
5、其它有存档价值的材料。
二、归档分工及要求
1、机关各部门,由文书或分管内勤工作的同志按照归档范围和要求,进行整理筛选,装订成卷。立卷格式方法要统一,当年归案立卷档案,于次年第二季度送交机关档案室。
2、财务档案由财务部门按照归档要求整理立卷,当年的财务档案,年度终了立卷,可在本部门保管两年。期满后,由财务部门编制案卷目录一式三份(财务留存一份,移交二份),连同财务档案一并移交档案室管理。
3、财产档案和基建档案,由行政管理员或基建负责人按照归档要求立卷。财产档案于次年第一季度送交档案室,基建档案于基建工作结束后半年内移交档案室。
4、凡归档的文件、文字材料要做到规范化。文件材料,要求齐全完整,分类科学合理,立卷规范,便于保管和利用。各部门内勤人员应及时将能够正确反映机关及本部门活动的文件材料收集起来,参与活动和服务的工作人员事后应主动将文件及起草的原始稿件完整的交内勤人员,对不符合书写要求的稿件,应在纠正后再归档。
5、档案工作负责人或管理人员对机关各部门立卷工作负责业务指导、督促和检查,使形成的卷宗各项条目清楚,字迹工整,卷面整洁,无漏订散开和叠、折、损。
6、送(移)交档案手续要完备,认真核查,交接双方按目录清点无误后在案卷交接登记簿上签字。
三、档案的保管
1、送(移)交档案室的档案,按利用价值确定保管期限。保管期限分为永久、长期(16~50年)和短期(1~15年)三种。具体划分工作,由档案管理部门制定细则。
2、档案管理要严格执行《保密法》和有关法律法规的规定,制定保密规则,强化保密意识,做好档案保密工作。
3、档案管理工作人员要忠于职守,认真负责。
4、库房管理要科学合理,建立分类方案、统一编号、交接登记、借阅登记、销毁登记等制度。
5、对永久和长期保存的档案,要定期检查,如有损坏和字迹不清楚,要认真修补复制,发现老化、退色、霉变、生虫等情况,要及时采取措施,确保档案的安全与完整,延长档案寿命。
6、档案库房要保持整洁、禁止烟火。安装防盗、通风装置,采取防火、防潮、防光、防尘、防鼠等措施,确保档案安全。
四、档案的利用
1、本市其它机关和有关部门、本机关领导和业务部门因工作需要,均可按查阅、借阅规定利用档案。档案管理部门应提供准确、及时的服务。查阅借阅档案应履行查阅、借阅手续。
2、本机关工作人员因工作需要查阅利用文书档案,需经有关负责人批准。查阅一般性档案经档案管理负责人同意;查阅秘密级档案,经档案主管部门负责人同意;查阅机密以上的档案,须经办公厅主管领导批准。
3、查阅档案一律在阅档室进行。借阅档案,档案材料要装袋保护,避免损坏。借阅档案人,要对档案严格保管,防止无关人员翻阅或丢失。借阅档案不得转借他人。
4、借阅档案要严格控制借阅期限。机关工作人员借阅档案,应于本周末下午三时以前送还。机关以外借阅,期限为10天。需要延长借阅期限的,应当提前办理延长借阅手续。
5、需要复印档案材料的,应按机关保密工作制度规定的程序经有关负责人批准,由档案室负责复印。严禁其他人员复制档案材料。
6、查阅、借阅档案材料,不得乱划、涂改、抽拆、污染和损坏档案材料,不得私自拍照、复印和摘抄档案内容。

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